Farbcodes
Hier finden Sie unterschiedlichen Einfärbungen der Buchungsdaten...
Mit Farbcodes Informationen hervorheben
Eine der mächtigsten Funktionen von KFM-Viewer ist das Hervorheben von Buchungen mit unterschiedlichen Farben nach unterschiedlichen Kriterien.
Diese Farbcodierungen können in jeder Vergrößerung (also Tiefe bei Gliederungen oder/und Gruppierungen) angewendet werden und auch bei jeder Unterauswahl an Gliederung/Gruppierung.
- Sie haben bereits Kontenrahmen, Buchungen und Haushaltsplan vor sich liegen.
- Über nebenstehende Auswahl oder die Tastenkürzel lassen sich unterschiedliche Einfärbungen Ihres Gemeindehaushaltes vornehmen:
- Finanzielle Bedeutung: Wo sind die großen Posten im Haushalt?
- Abweichung von Haushaltsplan: bewegen wir uns im geplanten Rahmen ?
- Kassenreste: Gibt es Verbindlichkeiten, bei denen noch kein reales Geld geflossen ist?
- „Rückfragen“ hebt Buchungen hervor, zu denen Informationen zur Klarheit oder Korrektur angefragt/benötigt werden.
- „Kommentare“: Buchungen, denen zur eigenen Klarheit eine Information hinzugefügt wurde.
- „Einsame Kontierung“ spürt Buchungen auf, die möglichweise auf Kostenstellen gebucht wurden, weil sie nicht sofort zuzuordnen waren.
- „Un-ge/be-plant“ spürt Kostenstellen auf, die bebucht aber nie geplant wurden oder umgekehrt.
Solche Kostenstellen können u.U. das Lesen eines Haushaltes sehr erschweren.
Finanzielle Bedeutung
Einnahmen sind generell grün eingefärbt, Ausgaben in Rot. Als Bezugsgröße dient immer der Sollwert, denn denn er gibt an, wie hoch die zu erfolgende Zahlung ist. Er ist die verbindliche Größe.
Die Intensität der Farbe ist proportional zum Soll-Wertder Buchung(en).
Im Beispiel sind die höchsten Einnahmen unter Gliederung 9 (Allgemeinde Finanzwirtschaft) und Gruppierung 0 (Zuweisungen/Zuschüsse) zu finden – es sind die Zuweisungen der Landeskirche.
Die höchsten Ausgaben befinden sich hier jeweils in der Gliederung 0 (Allgemeine kirchliche Dienste), einmal für Personal und andererseits für vermögenswerte Ausgaben (z.B. Substanzerhaltungsrücklage, Schuldentilgungen etc.)
Anmerkung: Erst, wenn Ist-und Sollwert identisch sind, ist die Zahlung tatsächlich auch erfolgt. Eine Differenz zwischen Ist- und Sollwert stellt eine offene Position dar, hierzu gibt es eine separate Einfärbung.
Abweichung vom Haushaltsplan
Besonders unterjährig ist die Abweichung vom Haushaltsplan eine interessante Information.
Diese Art der Einfärbung ist umso intensiver, je größer die Differenz (Soll – Plan) ist.
Grün: Mehr Einnahmen als geplant oder weniger Ausgaben als geplant – also in beiden Fällen „gut“ für die Gemeinde.
Rot: Weniger Einnahmen als geplant oder mehr Ausgaben als geplant, also in beiden Fällen „eher schlecht“ für die Gemeinde.
Dieser Farbcode wird mit „Alt+H“ aufgerufen. Wiederholtes Aufrufen durch „Alt+H“ wchselt zwischen Gesamtabweichung und der bis zu diesem Buchungszeitpunkt geschätzten Zeitanteiligen Abweichung ab.
(z.B. weichen die Zuweisungen bis zum Juni stark von den gesamt geplanten Zuweisungen ab, während in der zeitanteiligen Darstellung hier keine Auffälligkeit markieren würde)
Kassenreste (Soll-Ist)
Massgeblich bei einer Soll-Buchhaltung ist – wie der Name sagt – die Höhe der Sollbuchung: Es soll irgendwann einmal Geld fließen. Dieses tatsächlich geflossene Geld wird als Ist-Buchung bezeichnet. Soll- und Ist-Buchung können zeitlich auseinander liegen. Dann ergibt sich ein Kassenrest.
Diese Einfärbung markiert nur die Kassenreste – je intensiver desto größer:
- Grün: es ist noch Geld zu erwarten
- Rot: hier besteht noch ein offener Posten, der beglichen werden muß.
In den meisten Fällen werden Buchungen in einer kombinierten Soll/Ist-Buchung vorgenommen. Dabei werden Soll- und Ist-Betrag zum selben Zeitpunkt gebucht, wodurch natürlich kein Kassenrest entstehen wird.
Rückfragen / Kommentare
- Blau – „offene Rückfragen“ (Alt+R)
- Orange – „geschlossene Rückfragen oder Kommentare“ (Alt+K)
Ein kleines Ticketsystem erlaubt, Rückfragen zu einzelnen Buchungen zu stellen (z.B. an VSA, Pfarrer, eigenes Sekretariat, Kirchengemeinderat oder an sich selbst) oder einzelnen Buchungen einen Kommentar hinzuzufügen.
Sind Rückfragen beantwortet, ist also das Ticket abgeschlossen, wird daraus ein Kommentar.
Natürlich kann man eine ausgewählte Buchung auch direkt mit einem Kommentar (meist für das eigene Verständnis) versehen.
Buchungsqualität
Um den Überblick bei einer großen Anzahl an Buchungen für unterschiedliche Aufgabenbereiche mit jeweils unterschiedlichen Einnahme- und Ausgabearten zu behalten, ist es wichtig, daß Buchungen sorgfältig durchgeführt werden.
- Blau – „Einsame Buchungen (Alt+B)
- Wenn eine Kontierung nicht viele andere Kontierungen in der selben Gliederungszeile oder Gruppierungsspalte hat, oder aber nur aus wenigen Buchungssätzen besteht, dann wird die Kontierung als „einsam“ (blau) bewertet…“.
Dies kann Absicht sein oder aber durch „ich weiß nicht, wohin mit dieser Buchung“ verursacht sein. Ggf. hilft Hinzufügen eines Eigenkommentars.
- Wenn eine Kontierung nicht viele andere Kontierungen in der selben Gliederungszeile oder Gruppierungsspalte hat, oder aber nur aus wenigen Buchungssätzen besteht, dann wird die Kontierung als „einsam“ (blau) bewertet…“.
- Gelb/Blau „Bebucht aber ungeplant – und umgekehrt“ (Alt+P)
- Wir finden Buchungen, die auf Kostenstellen gebucht werden, die nicht beplant sind oder aber auch Kostenstellen, die zwar geplant sind, aber nie bebucht wurden.
In bestimmten Fällen kann hier eine Umbuchung oder ein Nachtrag zum HH-Plan sinnvoll sein. Manchmal wurde auch nur „knapp daneben“ gebucht und man kann „5 auch mal gerade sein lassen“. Das liegt im eigenen Ermessen, kann ggf. durch eine kurze Rückfrage bei Ihrem VSA geklärt werden.
- Wir finden Buchungen, die auf Kostenstellen gebucht werden, die nicht beplant sind oder aber auch Kostenstellen, die zwar geplant sind, aber nie bebucht wurden.